Cette page a été créée pour fournir des conseils et des suggestions aux activistes concernant la facilitation de réunions et d'événements. Ce guide reflète plusieurs questions soulevées par la communauté HUB sur la facilitation.
Les informations incluses proviennent de bases de données et de ressources existantes pour les organisateurs, ainsi que de conseils de penseurs du mouvement. Nous remercions tout particulièrement la conseillère du HUB Amara Possain, qui a réfléchi et partagé son expertise avec l'équipe HUB. Leurs connaissances sont partagées tout au long de cette page. Nous encourageons les personnes consultant cette page à partager leurs idées sur la manière dont cette page peut être développée et améliorée.
Ce guide comprend... des définitions de la bonne et de la mauvaise facilitation, des outils pour une bonne facilitation (en préparation, au début des réunions/événements, pour le débat d'idées et la clarification, et des suggestions pour accroître l'engagement des participants), des suggestions pour gérer la dynamique de groupe et quelques suggestions spécifiques pour la facilitation en ligne.
Le rôle de la personne à la facilitation (animation) est d'amener les personnes participants à la rencontre ou l'événement à davantage de clarté. L'animation permet de faire avancer les choses et de créer une dynamique. Les personnes animatrices ramènent également les personnes participantes à l'objectif de l'événement ou de la réunion. Lorsque quelqu'un prend trop de place, la facilitation peut rappeler qu'il faut se ramener à l'objectif et à nos buts. -Amara Possain, HUB advisor
En d'autres termes, le rôle de la personne à la facilitation est de [3][4] :
Prendre la responsabilité d'aider le groupe à rester sur la bonne voie et à avancer dans l'ordre du jour dans le temps imparti..
Suggérer des moyens de faire avancer le groupe, plutôt que de prendre des décisions ou d'élaborer des plans pour le groupe.
Réguler le rythme des échanges.
Assurer le suivi des décisions et des étapes, en clarifiant le parcours du groupe, en clarifiant et en résumant les points..
Donner la priorité aux besoins et aux objectifs collectifs du groupe plutôt qu'aux individus qui le composent.
Note: Une personne qui a des opinions bien arrêtées ou qui s'est beaucoup investie dans les décisions prises peut avoir du mal à faciliter les choses de manière efficace. Dans certaines situations, il peut être utile de faire appel à une facilitation externe..
Qu'est-ce qui fait qu'une facilitation est insuffisante?
Les réflexions suivantes ont été soulevées par les membres des équipes du CAN-RAC et du HUB lors d'un atelier conjoint développé et animé par Amara Possain:
Pas d'ordre du jour, pas de direction, manque d'organisation
Répétition  ;
Manque d'élan  ;
Ne pas intervenir pour faire ressortir les points positifs (les groupes ont tendance à se concentrer sur les points négatifs)
Ne pas intervenir lorsque certaines personnes prennent trop de place
Ne pas connaître le public et ne pas savoir comment adapter la facilitation  ;
Ne pas intervenir pour remettre les gens sur la bonne voie, lorsque des personnes prennent l'espace en otage
Manque d'engagement et d'énergie, manque d'initiative
Ne pas être en mesure de passer outre certains points
Les gens utilisent les règles de la réunion et la connaissance du processus comme des armes.
Agressivité passive
Rôles peu clairs dans une structure non hiérarchique
Interruption mutuelle
Les personnes utilisent les règles de la réunion et la connaissance du processus comme arme
Mauvaises communications / incapacité à diagnostiquer où nous nous sommes écartés de la compréhension
Écoute active nous permet d'écouter réellement ce que disent les autres;
Questionner aide à clarifier ce que disent les autres ou aide à supporter les gens à explorer leurs besoins et à trouver de nouvelles possibilités;
Résumer permet de rappeler les points clés de la discussion et de vérifier que nous avons la même compréhension;
Synthétiser est la compétence qui nous permet de rassembler des points de vue et des idées différents afin de formuler une proposition qui convienne à tout le monde.
Une bonne facilitation doit se traduire par de bonnes réunions avec [6] :
Des objectifs clairement définis et mutuellement compris.
un processus bien défini pour atteindre efficacement ces objectifs.
La reconnaissance du fait que les personnes participantes apportent leurs préoccupations et leurs émotions personnelles en plus de leur intérêt pour le sujet.
Favoriser un sentiment d'implication et de responsabilisation, en permettant aux personnes participantes de s'approprier les décisions et d'être en mesure de prendre les mesures nécessaires.
Outils pour une bonne facilitation
Les sections suivantes comprennent une compilation de suggestions provenant de Seeds for Change'[7] ', Amara Possain (Conseillère pour le Hub), Daniel Hunter (350.org directeur des formations) [8] , the Anarchist Library [9] , Berit Lakey (Training for Change) [10] , Change Agency [11] , Adrienne Maree Brown [12] and Rhizome [13] . Les suggestions formulées dans ces sections s'appliquent aux réunions et événements virtuels, en personne et hybrides.
Élaborer un ordre du jour adaptable et spacieux afin que les personnes participantes puissent façonner les réunions/événements. La plupart des conversations nécessitent environ une heure et demie pour couvrir l'orientation autour du contenu, identifier les besoins et les prochaines étapes.
Dans l'idéal, indiquez une durée approximative lorsque vous expliquez le déroulement de la réunion ou de l'événement. Note : Tenez compte de la fluctuation du temps ; donnez une fourchette de temps pour aider les gens à se faire une idée du temps que vous passerez sur certaines choses, mais équilibrez aussi les moments où il faut consacrer plus ou moins de temps à certaines choses.
Voir à différents points et modes de participation
Commencez par quelque chose de facile pour créer une dynamique, puis passez à des éléments plus difficiles. Terminez par quelque chose de court et de facile pour donner de l'espoir pour la prochaine fois.
Inclure des structures/modes alternatifs afin qu'il y ait plusieurs façons de participer.
Exemple d'ordre du jour (pour les réunions)
-Bienvenue (honorer la terre, le lieu et les gens) 5-10 minutes
-Introduction 10-15 minutes
-Aperçu des objectifs, de l'agenda et des accords
-Le cadrage : Pourquoi nous, ici et maintenant ?
-Discussion brainstorm
-Idées récoltées
-Élaboration de sens
-Clôture par des remerciements réciproques et des remerciements pour la terre.
Circulation du feedback
Faites circuler l'ordre du jour pour obtenir des commentaires et des propositions de révision à l'avance. Cela permettra de réduire le temps consacré aux révisions pendant la réunion.
S'engager plutôt que parler
Si vous enseignez, essayez la formule 10-10-10. Enseignez pendant 10 minutes, pratiquez pendant 10 minutes et débriefez pendant 10 minutes..
Lors d'une réunion de groupe, la personnes à l'animation ne doit pas prendre la majorité du temps parole. Utilisez des messages d'engagement pour faciliter la discussion.
Pour l'ouverture et le début de la réunion ou de l'événement
Instaurer la confiance et préparer les personnes participantes
Pour les réunions en personne, désignez une personne chargée de l'accueil ou un « acceuil » pour les nouveaux arrivants, qui pourra indiquer aux gens où se trouvent les rafraîchissements, expliquer où se trouvent les toilettes et les sorties de secours, et mettre les retardataires au courant du déroulement de la réunion ou de l'événement.
Expliquez le calendrier, les sujets, les objectifs de la réunion/manifestation et le processus de prise de décision.
Révision en groupe
Convenir avec le groupe des comportements acceptables/non acceptables (par exemple, éviter le jargon trop spécifique, poser des questions si l'on ne comprend pas, essayer de comprendre le point de vue de quelqu'un même si l'on n'est pas d'accord avec lui). Établir un consentement pour obliger les gens à respecter les accords de groupe (voir cet exemple d'Adrienne Maree Brown's Emergent strategy)
Examinez-les, apportez les modifications nécessaires, puis convenez d'organiser la réunion.
Soyez conscient de la durée de ce processus - il est préférable d'être ferme et d'aller de l'avant avec un plan plutôt que de passer la moitié du temps à discuter de ce dont il faut parler.
Engagez les gens tôt et souvent - donnez le ton dès les premières minutes
Commencer avec les noms, pronoms et question de départ (type « comment ça va?). Il s'agit d'une occasion d'entendre la voix de chacun sur un sujet qui n'est pas un sujet de travail.
En fonction du groupe et du temps disponible, vous pouvez partager des choses personnelles ou rester bref et fonctionnel. (Par exemple : « Je suis très fatigué, pouvons-nous faire une petite pause au milieu ? »)
Voici quelques exemples de questions de départ : quelle est la chanson qui vous représente ? Quel est l'objet qui vous entoure et qui parle de vous ? Quelle est la chose dont vous êtes fier(e) de la semaine dernière ? Quelle est la chose que les gens ne savent peut-être pas sur vous ? Qu'appréciez-vous chez un autre membre de l'équipe ?
Essayez l'outil "circle up" (cercle vers le haut!)
Vous pouvez également essayer d'utiliser l'outil "circle up". Il permet aux participants de savoir qui est présent dans la salle. Il peut être utilisé pour les introductions, et pendant les discussions si vous souhaitez utiliser des tours de table.
En tant qu'animateur, vous pouvez noter chaque fois qu'une personne prend la parole, afin d'identifier les personnes qui occupent beaucoup d'espace par rapport à celles qui peuvent être spécifiquement appelées à partager leurs idées (en veillant à ce que les orateurs/personnalités moins dominants obtiennent un temps de parole).
Pour la discussion et l'émergence d'idées
Les aller-retour
Il est préférable de le réserver à des réunions plus restreintes. Chacun prend la parole à tour de rôle, sans commentaire de la part des autres. Cela permet de recueillir les opinions et les sentiments et de s'assurer que chacun a la possibilité de s'exprimer.
Bocal à poissons
Le bocal à poissons est une forme particulière de discussion en petit groupe. Certains membres représentant des points de vue différents se réunissent au milieu de la pièce et forment un cercle pour discuter de la question. Tous les autres forment un cercle extérieur et écoutent.
À la fin de la discussion, l'ensemble du groupe se réunit à nouveau et évalue la discussion du bocal à poissons.
Écoute en binôme ou en petits groupes
Les personnes participantes peuvent explorer et formuler leurs propres pensées et sentiments sur une question sans être interrompues.
La personne auditrice accorde toute son attention à son partenaire.
Les personnes auditrices proposent un résumé à la fin, pour vérifier qu'ils ont compris. Au bout d'un certain temps, les paires échangent les rôles.
Une bonne alternative aux longs comptes-rendus à l'ensemble du groupe consiste à utiliser les comptes-rendus des galeries. Chaque petit groupe prépare un tableau ou une diapositive résumant sa discussion. Cela encourage les groupes à identifier les principales conclusions qui peuvent être clairement comprises par les personnes qui n'ont pas participé à la discussion. Tous les autres participants consultent la galerie/diapositive du tableau de papier à leur propre rythme. ;
Tempête d'idées
S'il y a plusieurs sujets à traiter, le groupe peut être divisé en petits groupes et passer d'un sujet à l'autre sur des tableaux de papier, sur les murs ou sur des diapositives. Les participants inscrivent leurs idées sur chaque tableau et complètent les autres. Ils disposent d'un temps imparti pour chaque question, qui diminue au fur et à mesure que les feuilles sont remplies.
Empilage
Les personnes qui souhaitent s'exprimer peuvent faire signe aux personnes à la facilitation, qui ajoutera le nom de la personne à la liste des personnes souhaitant s'exprimer et les appellera dans l'ordre. Il peut s'agir, par exemple, de déposer un * dans le chat virtuel ou d'enregistrer les personnes qui lèvent la main en personne.
Si de nombreuses personnes souhaitent s'exprimer en même temps, il est utile de demander à tous celles et ceux qui souhaitent s'exprimer de lever la main. Demandez-leur de faire le décompte, puis faites-les parler dans l'ordre. À la fin de la pile, l'animateur peut demander une autre pile.
Utiliser les notes autocollantes
Les notes autocollantes (virtuelles sur les diapositives ou en personne) peuvent être utilisées pour permettre aux participants de partager leurs idées.
Vous pouvez demander aux personnes participantes de laisser leur nom et/ou d'identifier des notes autocollantes spécifiques dont vous voulez discuter ensemble (plutôt que d'attendre que quelqu'un parle de ses idées).
Journal de bord/réflexion individuelle
Il est utile de tenir un journal ou de réfléchir individuellement avant d'entamer la discussion, en particulier pour celles et ceux qui ont besoin de plus de temps pour réfléchir. Nous le recommandons tout particulièrement pour les décisions ou les questions importantes.
Espace de stationnement
Lorsque quelque chose se produit qui n'est pas pertinent pour la discussion en cours, mettez-le en attente dans l'espace de stationnement (une grande feuille de papier sur le mur ou dans les notes) et abordez-le plus tard à un moment approprié. Cela vous permet de rester concentré tout en rassurant les personnes participantes sur le fait qu'elles seront entendues.
Pour préciser/clarifier des détails
Mainstream/marge
In any group there are always at least two roles operating at any one time: a mainstream and a margin.
The mainstream is part of the group that has its interests recognized. The margin is not part of this universalised interest. Margins are any subgroup (or sub-groups) whose voice is not recognized by the group.
This dynamic can be as simple as, for example, those who talk loudly (mainstream) and those who tend to be quiet (margins). We often shift between these 2 roles.
The mainstream offers commonality, and the margins offer growth for new behaviours, insights and understandings.
By being aware of the mainstreams and margins in a group the facilitator can proactively support the margin by creating space to bring their voice and new insights to the group.
For example, a facilitator might describe what sounds like the mainstream argument in the room, and then invite other perspectives to come forward to provide other ideas/insight.
The facilitator can also request that three speakers speak for the proposal, and three speak against it, to help spark new ideas and parse through all potential issues with an item.
Maximize/minimize
Questions that aim to draw on specific insight.
For example, a maximizing question might sound like, “How, in your experience, do you maximize the value of a social media post? For example, when you see a post about an upcoming protest, what maximizes the chance of you attending their event?”
A minimizing question might sound like, "What would minimize your chance (or our target audience's chance) of attending our event?"
Summarizing
Regular summaries ensure everyone shares the same understanding of the situation. It also aids the discussion to develop and to stay focused.
Sometimes it is useful to use the actual words spoken by participants. Summaries can help pace a discussion and provide a reflective moment on the big picture of discussions. They're also useful when you're looking to finalize an action plan or next step!
For information on how to facilitate decision-making processes, see the following pages:
A non-verbal quick way to gauge different levels of enthusiasm for a topic.
For example, "How keen are you on this idea? If you think it is fantastic, raise your hands high. If you feel middling about it, hold your hands in the middle. And hands down low means you're not keen at all."
This has the benefit of getting quick and basic input from everyone in the room - including people who don't often speak. A temperature check isn't the same thing as a majority vote. For example, even if only one person really needs a break, it could still be a good time to stop!
Prioritization dots
Helps to whittle down a long list of options into something more manageable.
Everyone in the group is allowed the same number of 'dots', e.g. five (this could simply be dots they draw on with their own pens or drag on a screen). They can 'spend' these dots between their five priority options, or choose a different weighting (e.g. three dots on an idea they are very keen on, and then one each on their next two favoured options).
Pros and cons or plus/minus/interesting
Listing the benefits and drawbacks of different ideas can be a good way to explore different viewpoints without people taking it too personally.
This can also be a starting point for a deeper exploration of what people really want to achieve and avoid. Some people will find it hard to engage with an abstract question like "What are your core needs?" Listing the reasons why they like or don't like particular ideas may help them notice and explain what they want and don't want.
Spectrum tool
Use the spectrum tool to help gauge where people are at. If you're virtual, you can also do this anonymously with figures instead of names.
People line-up according to where they would position themselves in relation to two opposite opinions to respond to a question. For example, instructing folks to stand at one end of the line if they think a detailed written campaign strategy is a must for campaign impact, and at the other end if they feel that other factors are more influential (the group’s relationships, energy etc).
Skits, mime and tableaux
A skit involved quickly acting out a narrative. Skits can be an opportunity to use humour to relieve tension.
A mime is similar to a skit except words are not spoken, so the message is conveyed through movement.
Statues or tableaux are similar except that the actors do not move; the message is conveyed through the actors’ poses.
These tools are particularly helpful for kinaesthetic learners and for those who have trouble verbalizing their thoughts/feelings.
An example of where this method might be useful, for example, is in pretending to execute a proposed strategy. Some people could act as folks passing by the action, another might act as the security guard, while others act as group members holding the action.
Rose, thorn and bud
Invite people to share one rose (positive takeaway), one bud (what they want more of) and one thorn (challenge/opportunity for growth) regarding how your facilitation or an event/meeting felt for them.
For ending meeting/events
Make sure you finish on time, or get everyone’s agreement to continue.
Ensure someone will be circulating the minutes, notes or slides in the next few days.
Make sure there’s a time and place set for the next meeting, or share upcoming events!
Offer a way to evaluate and provide feedback the meeting/event.
It can be nice to follow the meeting with an informal social activity!
Energizers to increase engagement throughout
Energizers provide a break/rest and can help increase engagement when included between the beginning to the end of a meeting/event [15]
Sam Went to Venus
Have the group stand in a large circle.
Explain the first person will say: “Did you hear?” The second person (the person to their right) says: “What?” First person: “Sam went to Venus.” Second: “Really how?” First person: “She went to Venus like this!” – and the first person proceeds to make some repetitive motion.
Everyone in the circle repeats the motion (and continues repeating the motion). Then, the person to the left of the first person repeats that same series: “Did you hear?/What?/Sam went to Venus./Really, how?/She went to Venus like this” and makes his/her own motion (which the whole groups repeats).
The process continues around the entire circle until ending when everyone has done it. (In large groups, this can be done in several separate groups simultaneously.)
Something True About Yourself (from Gerald Gomani, Zimbabwe)
Have each participant write down something true about themselves (anything), without their names, on a piece of paper. Then, have them wad it up. Then, throw snowballs at each other! After a few minutes of play, have the group read the snowballs.
Strategy Stretch (from Erika Thorne, USA)
A simple stretching activity, but laced with activist principles. Start by having people get some space from each other.
Each stage involves a new direction to physically have people stretch their bodies. “Stretch upwards towards your vision / [while bending halfway at the waist] stretch your arms out towards your allies and colleagues / [while bending down at the waist] stretch down towards the grassroots, the source of your nourishment / [bending backwards] and bend backwards towards your ancestors, those people who support you from behind.”
Why… Because… (from Gerald Gomani, Zimbabwe)
Have people on one half of the group write down a Why question (“Why is the grass green? Why is there suffering?” etc.). Have the other half write down a Because answer (“Because I said so. Because it can float.” etc.).
Give no indication for the purpose or what types of why questions or because answers people should write. Then – and this can be a hilarious exercise – go around the room and have the Why’s ask a question and get their answer from the Because’s.
-What was the general atmosphere in which the group worked? relaxed? tense?
-How were the decisions made?
-If there was any conflict, how was it handled?
-Did everybody participate? Were there procedures that encouraged participation?
-How well did the group members listen to each other?
-Were there recognized leaders within the group?
-How did the group interact with this facilitator?
"When you as process observer (whether appointed or not) are paying specific attention to patterns of participation, an easy device would be to keep score on papers. In a small group a mark can be made next to a person’s name every time they speak. If you are looking for differences in participation patterns between categories of people, such as around gender, race and ethnicity, new members-old member, etc, keeping track of number of contributions in each category is enough." -Berit Lakey, Training for Change
Other roles that help facilitate smoothly include a time keeper and note taker.
Specific practices
Make the agenda visible to participants at all times. Refer to it and the time markings when possible.
Break things up and take breaks, especially in longer meetings/events with many big and/or difficult items. Take a break or try an energizer if people are speaking out of turn, if tensions are too high, and offer a break every 45 minutes.
Break up who is speaking - arrange for others to present whenever possible.
If the facilitator wants to become involved in the discussion or has strong feelings about a particular agenda item, the facilitator can step out of the role and participate in the discussion, allowing another member to facilitate during that time.
Probe and test for agreement when decisions need to be made - be suspicious when agreements are reached too easily. Test to make sure that people really do agree on essential points (using the above feedback tools). Try something like 'there's a lot of great knowledge in the room. Is there anything we're missing, anything we haven't considered?"
Notice and celebrate when we do get agreement — even small ones!
Look for minor points of agreement and state them. This helps build the group's morale.
When a questions arises, especially one you can't answer, it can be thrown back to the group for answers or comments. E.g.”That’s an interesting question/comment, what does anyone else think?” This can encourage the group to take ownership and responsibility. E.g. “I’m unsure about what we should do next. We’ve heard…and also… What suggestions are there of next steps?”.
"Know when to say yes and when to say no. Yes to those things that deepen the gathering- cultural grounding, local welcome, clarifying questions." "Yes to singing, bio breaks (bathroom, fresh air, snacks, self care), ending early (when the group has run out of energy for the day)." "No to judgment, delays, circular conversations, and people who are rejecting the process while offering no alternatives."
Handling specific situations
All depends on the facilitator’s ability to interpret the situation and ability to intervene accordingly, the participant, and the group - but it’s helpful to keep tools in your back pocket and to practice.
You have to assess what's going on. Are they a jerk? Are they feeling unheard?
Shift the format/structure first. Break things up in pairs or try something else. Help get a sense for what's going on.
Sometimes need to intervene directly with the person, sometimes need to include the whole group.
Jokes and affirmation can help depending on the situation.
Ask for others input if a conversation is being carried out by 2 people only.
Some approaches: shift format/structure, energizer, break, 1:1, remove them, make the group a part of it, humour, affirmation, the list goes on.
When a group is in conflict, consider applying the conflict mapping tool found on the following page: Navigating in-group conflicts
Specific suggestions for online facilitation [16][17][18]
Engagement tools
Use tools such as the circle up, spectrum, sticky notes (mentioned above) on a shared slide deck to facilitate engagement and ideas sharing.
If you're not using slides, have a document which the group can all edit.
Use it to your advantage to increase engagement. You can say something like "type in the chat box one word representing how you are feeling right now,” or “type ‘done’ in the chat box when you have finished journaling.”
Also, for those who can't interact with the slides, you can ask them to share thoughts in the chat.
To replace raising hands and keep track of who’s talking next, keep “stack” by using these symbols in the chat:
in the chat to make a point
in the chat to make a direct response to what someone has just said (jumps to head of queue - use this sparingly!)
++ for agreement (or, do jazz hands
Reactions and prompts to read/engage the group
For example, ask for thumbs up/thumbs down on a decision, ask people to show you something on the camera, or do a short stretching routine together
Breakout rooms
How effective these are may depend on the size of the group, whether folks would rather discuss everything in person, or break off for more in-depth discussion.
Encourage (but don't require) cameras on
Turning cameras on can create greater feelings of engagement with the group.
Do not require people do this, however, as some folks may have things going on in their background that are our of their control, or be more able to engage with their camera off.
Set roles for the meeting/event
Facilitator: Designs and Facilitates Meeting
Note Taker: Takes action notes/takeaways and emails them to everyone right after meeting
Technical Support: Helps with technical troubleshooting
Bridge Moderator: Someone who can facilitate the chat/those calling in
Time Keeper: Keeps time
Tips for using zoom
If registration is required (increases meeting security), send a meeting reminder by resending the confirmation email to registrants. (You will need to do this manually).
Enable a "waiting room" so you can screen participants as they join to make sure you know who is accessing your meeting space. This means the host will have to grant permission to participants joining
Provide a 5-10 minute break mid-meeting
Make this mandatory (otherwise people who want a break will not speak up!) Encourage stretching, getting water etc.
You can also stay during the break/provide an activity for people who don't want to leave, such as a guided stretch, meditation etc.
Turn on closed captions
This is a standard way of increasing accessibility for participants.
