Faire face au roulement de membres qui graduent

Cette page a été crée afin que les groupes faisant face à un grand roulement de membres puissent perdurer dans le temps grâce à une culture et des pratiques qui favorisent le recrutement, le transfert de connaissances et le développement des compétences des personnes.

Contraintes étudiantes

Qu'ils le veuillent ou non, les groupes étudiants sont contraints par les périodes définies par le calendrier académique et la durée des programmes d'études de leur école. Ces périodes de roulement s'échelonnent sur un cycle de 3-4 ans [1]. Celles-ci, bien que constituant un défi dans la création d'un momentum, peuvent pousser les groupes à se doter de processus de formation et de développement du leadership. Ainsi, il peuvent adéquatemment faire face au roulement des membres et pérenniser leur impact.

Les passages surlignés sont des connaissances partagées lors de notre cercle d'apprentissage sur ce sujet.

Types de groupes étudiants

  L'écosystème d'un campus est principalement composé de 4 groupes.  

Associations étudiantes	Les associations étudiantes œuvrent au niveau du campus, de la faculté et du département, et agissent en tant que « voix démocratique du corps étudiant » au nom de leurs membres. Ces syndicats disposent souvent d'un financement permanent perçu par le biais d'une cotisation qui leur permet de financer des événements, de faire des dons et parfois d'offrir des rôles rémunérés, à la fois en tant que personnes membres exécutives et employées (ex : la permanence).	Positions exécutives élues (ex. SECMV : rôles non-rémunérés, ASFA: rôles rémunérés) Embauche dans le cadre du programme travail-étude de Concordia (ex: Recherche de campagne, CSU)
Groupes financés par cotisation étudiante	D'autres groupes du campus peuvent être financés par le biais des cotisations étudiantes en obtenant le soutien du corps étudiant. Comme les associations étudiantes, ces groupes disposent de fonds récurrents. Contrairement aux associations étudiantes, ils peuvent se concentrer sur des sujets ou des besoins spécifiques, comme la sécurité alimentaire sur le campus, les subventions pour les projets communautaires, etc.	Sustainable Action Fund (SAF Concordia) QPIRG Mcgill
Clubs et comités	Les clubs et comités de campus sont financés par l'association étudiante ou l'institution scolaire elle-même. En général, les clubs et les comités sont de petits groupes de bénévoles ou de personnes participantes qui s'inscrivent, sont nommées ou demandent à participer. Ils peuvent obtenir leur financement grâce aux fonds alloués chaque semestre par les associations étudiantes à divers projets comme les clubs et les comités ainsi que les groupes locaux.	McGill Debating Union CSU BIPOC Committee
Groupes locaux ou grassroot	Les groupes locaux ou groupes d'action directe sont des collectifs informels de personnes qui s'organisent sur un campus donné ou un ensemble de campus. Si certains groupes étudiants ont une longue tradition, beaucoup sont émergents et existent pour donner aux personnes étudiantes un espace où s'organiser autour d'une question populaire. Ces groupes demandent un financement en fonction de leurs besoins.	Divest McGill Coalition Étudiante pour un Virage Environnemental et Social (CEVES)

Les groupes d'étudiants de la base courent le plus grand risque de se dissoudre en raison de leur incapacité à relayer le groupe à la prochaine génération d'organisation étudiante.

Cela est dû au fait qu'ils n'ont pas la permanence de la structure qui est exigée des autres types de groupes étudiants.

Bien que le caractère informel de ces groupes leur confère liberté et souplesse, l'absence de structure formelle peut entraîner des difficultés lorsque vient le temps pour une génération de passer le relais à la suivante. Ces défis peuvent être évités en travaillant stratégiquement avant le roulement de membres pour créer des systèmes de soutien et d'intégration pour les nouveaux membres, ainsi qu'en développant la mémoire institutionnelle. 

Défis vécus

Ces expériences vécues ont été partagées par des personnes participantes du cercle d'apprentissage organisé sur le sujet. Elles reflètent certaines conséquences du manque de préparation au phénomène du roulement de membres en contexte scolaire.

• Les groupes du mouvement de désinvestissement des énergies fossiles qui obtiennent gagnent ne savent pas comment poursuivre leur lutte après coup alors le groupe se dissout.
• Les groupes ont eu du mal à naviguer avec l'organisation en ligne.
• Un manque de soutien de la part des anciennes personnes membres entraîne une augmentation de l'énergie et du temps nécessaires pour redémarrer après un taux de roulement élevé.
• La colère à l'égard de l'administration de l'école conduit à négliger les périodes de roulement, de sorte que la charge de travail pour le semestre suivant est plus importante.

Gestion de groupes étudiants efficaces

Le rapport sur la structure de Momentum suggère 5 éléments clés nécessaires à l'organisation efficace des groupes :

1. La capacité à coordonner les équipes

2. La capacité à faciliter les discussions de groupe et les prises de décision.

3. La capacité de répartir le travail entre les rôles au sein des équipes

4. La capacité à mettre en place des systèmes et à concevoir des programmes pour recruter des personnes dans les groupes cibles.

5. La capacité à former et à encadrer d'autres responsables

C'est ce que nous devrions nous efforcer de faire lorsque nous réfléchissons à comment nos groupes peuvent être résilients face au roulement de membres.

Façons de faire face au roulement de membres

Le soutien et l'orientation des nouvelles personnes

Le jumelage

La co-directrice du HUB Jacqueline Tam a développé sur ce sujet De nombreux groupes gèrent le roulement en jumelant les nouvelles personnes membres avec une personne plus expérimentée. Cette stratégie encourage la création de relations et offre un point de contact auquel s'adresser en cas de questions. Vos groupes peuvent procéder de plusieurs façons pour ce faire: Faire du rôle de binôme (ou buddy) pour les nouveaux membres un rôle spécifique dans votre groupe; Permettre aux nouveaux membres de choisir leur binôme; Associer les nouveaux membres aux membres actuels en fonction de leur domaine d'intérêt. Par exemple, si un nouveau membre s'intéresse à la communication, l'associer à la personne en charge de la communication.    Il est important que les personnes désignées pour être binômes aient une connaissance approfondie de l'identité et des activités du groupe. Leur rôle est de se rendre remplaçables en formant les nouvelles personnes membres et en motivant les leaders à venir.  Les personnes les plus anciennes accompagnent les nouvelles recrues. Aider jusqu'à ce qu'elles se sentent à l'aise de faire les tâches seules avec un support minimal de la part des personnes plus anciennes.

En pratique...

Afin d'avoir un groupe d'étudiants pérenne, les personnes vétérantes doivent prendre la responsabilité de développer le leadership et de soutenir la nouvelle équipe pour qu'elle apprenne et grandisse.  Amara Possian, conseillère du HUB, s'exprimant sur la formation / le développement des compétences [...] ma première pensée sur le sujet est que l' apprentissage et le mentorat sont très importants. Si vous développez le leadership et que vous aidez les gens à apprendre et à grandir à chaque étape du processus, cette situation est beaucoup plus facile à gérer. Les églises sont très douées pour cela, j'ai donc lu quelques livres sur la façon dont elles se développent et cette approche de la formation d'une personne apprentie provient d'un livre intitulé Exponential : Je fais. Tu regardes. Nous parlons. Je fais. Tu aides. Nous parlons. Tu fais. J'aide. Nous parlons. Tu fais. Je regarde. Nous parlons Tu fais. Quelqu'un d'autre regarde. Vous parlez. Tel que montré dans ce processus, les membres avec plus d'expérience doivent inviter les nouvelles personnes à faire des tâches qui étaient effectuées par d'autres (ex: parler aux médias).

La mémoire institutionnelle

Le fait de disposer d'une base solide de mémoire institutionnelle assure la pérennité de votre groupe en aidant les nouveaux membres à faire face à un roulement de membres. Un manque de mémoire institutionnelle peut entraîner une confusion des rôles, une perte de vision et des actions de copiage.

Disposer d'une structure établie avec des pratiques pour cultiver la mémoire institutionnelle aide à rendre ces pratiques naturelles pour les membres.

Créer un guide

Créer un document incluant tout ce que quelqu'un occupant un nouveau rôle devrait savoir pour bien le faire. S'assurer d'inclure: Responsabilités de base Meilleures pratiques Mots de passe Contacts (internes et externes ; inclure rôle est ressources associées à chaque contact) Courts modes d'emploi   (tâches, direction scolaire, permission d'afficher sur les tableaux d'affichage, création de dépliants, impression d'affiches) Conseils généraux Pour les campagnes de désinvestissement : un document avec de l'information sur l'équipe de direction (photos, noms, information pertinente)

Disposer de solides processus d'intégration et de départ.

Un processus d'intégration devrait inclure:  Aperçu de la mission, des valeurs et de la structure du groupe. Présentation des membres clés du groupe Période de questions Action concrète ou une prochaine étape pour les membres après leur premier échange avec le groupe, par exemple leur demander de participer à une action, les inviter à la prochaine réunion ou planifier une activité sociale. Un processus de départ devrait inclure:  Demande de commentaires aux membres sortants sur les moyens d'améliorer le groupe (par exemple, un formulaire google, une réunion).

Faire face aux roulement des membres est étroitement lié à d'autres sujets sur lesquels les participants du cercle d'apprentissage sur le sujet ont partagé leurs connaissances, comme....

• Les meilleurs pratiques militantes en contexte scolaire
• Le militantisme en temps de pandémie
• Bien-être et motivation
• Stratégies de recrutement et rétention

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