« Faire face au roulement de membres qui graduent » : différence entre les versions

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- How to do knowledge-transfer in groups with ever-changing members<br>- Avoiding situations where the burden of labour is always on oldest members<br>- Avoiding group breakdown when member turnover happens every semester/year
'''Cette page a été crée afin que les groupes faisant face à un grand roulement de membres puissent perdurer dans le temps grâce à une culture et des pratiques qui favorisent le recrutement, le transfert de connaissances et le développement des compétences des personnes.'''


 
=Contraintes étudiantes=
 
 
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"
|-
| style="width: 17.3745%;" | AP <br>
| style="width: 82.6255%;" |
 
''"I can think more on this too but my initial thought is that this is why apprenticeship and mentorship is really important.&nbsp;''
 
''If you are building leadership and supporting people to learn/grow at every step of the way, then this situation is much easier to navigate. Churches are really good at this so I've read a couple of books about how they grow and this approach to training an apprentice comes from a book called Exponential:''<br>''- I do. You watch. We talk.''<br>''- I do. You help. We talk.''<br>''- You do. I help. We talk.''<br>''- You do. I watch. We talk.''<br>''- You do. Someone else watches.&nbsp;''
 
''In student groups, you have a natural 3-4 year cycle so you can even map this onto that timeline. If you know that on average people are involved for 1-2 years and that they cap out at 3-4, then make sure you have processes/practices in place to train them and get them to a place where they are training others in under 2 years, etc."''
|}
 
 
 
 
==Faire face au roulement de membres==


Qu'ils le veuillent ou non, les groupes étudiants sont contraints par les périodes définies par le '''calendrier académique''' et la '''durée des programmes d'études''' de leur école. Ces périodes de roulement s'échelonnent sur un cycle de 3-4 ans [https://www.insidehighered.com/news/2019/01/03/student-activists-biggest-obstacle-often-rhythms-college-activism-itself]. Celles-ci, bien que constituant un défi dans la création d'un momentum, peuvent pousser les groupes à se doter de processus de formation et de développement du leadership. Ainsi, il peuvent adéquatemment faire face au roulement des membres et pérenniser leur impact.
Qu'ils le veuillent ou non, les groupes étudiants sont contraints par les périodes définies par le '''calendrier académique''' et la '''durée des programmes d'études''' de leur école. Ces périodes de roulement s'échelonnent sur un cycle de 3-4 ans [https://www.insidehighered.com/news/2019/01/03/student-activists-biggest-obstacle-often-rhythms-college-activism-itself]. Celles-ci, bien que constituant un défi dans la création d'un momentum, peuvent pousser les groupes à se doter de processus de formation et de développement du leadership. Ainsi, il peuvent adéquatemment faire face au roulement des membres et pérenniser leur impact.
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<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);"> Les passages surlignés sont des connaissances partagées lors de notre cercle d'apprentissage sur ce sujet.
<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);"> Les passages surlignés sont des connaissances partagées lors de notre cercle d'apprentissage sur ce sujet.


==Types de groupes étudiantss==  
=Types de groupes étudiants=
&nbsp; L'écosystème d'un campus est principalement composé de 4 groupes. &nbsp;<div>
&nbsp; L'écosystème d'un campus est principalement composé de 4 groupes. &nbsp;</span><div>
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 188px;"  
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 188px;"  
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Les associations étudiantes œuvrent au niveau du campus, de la faculté et du département, et agissent en tant que « voix démocratique du corps étudiant » au nom de leurs membres. Ces syndicats disposent souvent d'un financement permanent perçu par le biais d'une cotisation qui leur permet de financer des événements, de faire des dons et parfois d'offrir des rôles rémunérés, à la fois en tant que personnes membres exécutives et employées (ex : la permanence).
Les associations étudiantes œuvrent au niveau du campus, de la faculté et du département, et agissent en tant que « voix démocratique du corps étudiant » au nom de leurs membres. Ces syndicats disposent souvent d'un financement permanent perçu par le biais d'une cotisation qui leur permet de financer des événements, de faire des dons et parfois d'offrir des rôles rémunérés, à la fois en tant que personnes membres exécutives et employées (ex : la permanence).


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*Embauche dans le cadre du programme travail-étude de Concordia (ex: [https://www.csu.qc.ca/job/campaigns-researcher/ Recherche de campagne], CSU)
*Embauche dans le cadre du programme travail-étude de Concordia (ex: [https://www.csu.qc.ca/job/campaigns-researcher/ Recherche de campagne], CSU)
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| style="width: 18%; height: 85px|<p style="text-align: left;">'''Groupes financés par cotisation étudiante'''
| style="width: 55px;" |<p style="text-align: left;">'''Groupes financés par cotisation étudiante'''</p>
|}</p></div>
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| style="width: 42%; height: 57px;" |<p>D'autres groupes du campus peuvent être financés par le biais des '''cotisations étudiantes''' en obtenant le soutien du corps étudiant. Comme les associations étudiantes, ces groupes disposent de '''fonds récurrents'''. Contrairement aux associations étudiantes, ils peuvent se concentrer sur des sujets ou des besoins spécifiques, comme la sécurité alimentaire sur le campus, les subventions pour les projets communautaires, etc. &nbsp;</p>
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|}</div>
| style="width: 55.8815%; height: 57px;" |<p>Other campus groups can get funded through fee-levy by gaining the support of the student body. Like Student Associations, these groups have '''recurring funds'''. Unlike student associations, they can focus on specific topics or needs, such as campus food security, grants for community projects, etc.&nbsp;</p>
| style="width: 33.3333%; height: 57px;" |  
| style="width: 33.3333%; height: 57px;" |  
*[https://www.safconcordia.ca/ Sustainable Action Fund (SAF Concordia)]
*[https://www.safconcordia.ca/ Sustainable Action Fund (SAF Concordia)]
*[https://qpirgmcgill.org/ QPIRG Mcgill]
*[https://qpirgmcgill.org/ QPIRG Mcgill]
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|- style="height: 23px;"
| style="width: 10.7851%; height: 23px; text-align: left; background-color: #bb91b7" | '''Campus Clubs and Committees'''
| style="width: 10.7851%; height: 23px; text-align: left; background-color: #bb91b7" | '''Clubs et comités'''
| style="width: 55.8815%; height: 23px;" | Campus Clubs and Committees are funded by wither the student association of the university. Generally, clubs and committees are small groups of volunteers or participants who are sign-up, are appointed, or apply to participate. They can get their funding through funds allocated each semester by student associations to various projects sur as clubs and committeees, but also grassroots student groups &nbsp;
| style="width: 55.8815%; height: 23px;" | Les clubs et comités de campus sont financés par l'association étudiante ou l'institution scolaire elle-même. En général, les clubs et les comités sont de petits groupes de bénévoles ou de personnes participantes qui s'inscrivent, sont nommées ou demandent à participer. Ils peuvent obtenir leur financement grâce aux fonds alloués chaque semestre par les associations étudiantes à divers projets comme les clubs et les comités ainsi que les groupes locaux. &nbsp;
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| style="width: 33.3333%; height: 23px;" |  
*[https://debatingunion.ssmu.ca/ McGill Debating Union]
*[https://debatingunion.ssmu.ca/ McGill Debating Union]
*[https://www.csu.qc.ca/event/bipoc-committee-meeting-2/ CSU BIPOC Committee]
*[https://www.csu.qc.ca/event/bipoc-committee-meeting-2/ CSU BIPOC Committee]
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|- style="height: 23px;"
| style="width: 10.7851%; height: 23px; background-color: #bb91b7" | '''Grassroots Student Groups'''
| style="width: 10.7851%; height: 23px; background-color: #bb91b7" | '''Groupes locaux ou ''grassroot'' '''
| style="width: 55.8815%; height: 23px;" | Grassroots Student Groups or Direct Action groups are informal collectives of students organizing within a given campus or a collection of campuses. While some student groups have a long history, many are emergent and exist to give a space for students to organize around a popular issue. These groups apply for funding on a needs basis.&nbsp;
| style="width: 55.8815%; height: 23px;" | Les groupes locaux ou groupes d'action directe sont des collectifs informels de personnes qui s'organisent sur un campus donné ou un ensemble de campus. Si certains groupes étudiants ont une longue tradition, beaucoup sont émergents et existent pour donner aux personnes étudiantes un espace où s'organiser autour d'une question populaire. Ces groupes demandent un financement en fonction de leurs besoins.&nbsp;
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*[https://www.divestmcgill.ca/ Divest McGill]
*[https://www.divestmcgill.ca/ Divest McGill]
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</div><p class="mwt-heading">'''Grassroots student groups face the highest risk of dissolving as a result of an inability to property turnover the group to the next generation of student organizers.''' This is because they do not have the permanence of structure that is required of other types of student groups. While being informal gives these groups freedom and flexibility, the absence of a formal structure can lead to challenges when it comes time for one generation to hand the reins over to the next.''' These challenges can be avoided by working strategically&nbsp;''before'' turnover happens to create systems of support and guidance for new members, as well as developing institutional memory within your group.'''&nbsp;</p>
</div><p class="mwt-heading">'''Les groupes d'étudiants de la base courent le plus grand risque de se dissoudre en raison de leur incapacité à relayer le groupe à la prochaine génération d'organisation étudiante.'''  
 
 
Cela est dû au fait qu'ils n'ont pas la permanence de la structure qui est exigée des autres types de groupes étudiants.
 
 
Bien que le caractère informel de ces groupes leur confère liberté et souplesse, l'absence de structure formelle peut entraîner des difficultés lorsque vient le temps pour une génération de passer le relais à la suivante. Ces défis peuvent être évités en travaillant stratégiquement ''avant'' le roulement de membres pour créer des '''systèmes de soutien et d'intégration''' pour les nouveaux membres, ainsi qu'en développant la '''mémoire institutionnelle'''.&nbsp;</p>


== Challenges faced ==
= Défis vécus =


''Those lived experiences were shared by learning circle participants. They portrait some consequences of not being ready for student turnover.''
''Ces expériences vécues ont été partagées par des personnes participantes du cercle d'apprentissage organisé sur le sujet. Elles reflètent certaines conséquences du manque de préparation au phénomène du roulement de membres en contexte scolaire.''




* <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);" >Divestment organizers were concerned about groups who won and didn’t know where to go from there</span>
* <span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);"> Les groupes du mouvement de désinvestissement des énergies fossiles qui obtiennent gagnent ne savent pas comment poursuivre leur lutte après coup alors le groupe se dissout. </span>
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);" >Groups have been struggling to navigate online organizing</span>
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);">Les groupes ont eu du mal à naviguer avec l'organisation en ligne.
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);" >There are ongoing concerns related to general turnover and capacity when students graduate (particularly those who have been members of a group for a while</span>
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);">Un manque de soutien de la part des anciennes personnes membres entraîne une augmentation de l'énergie et du temps nécessaires pour redémarrer après un taux de roulement élevé.</span>
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);" >A lack of support from former members leads to more energy and time needed to restart after a high rate of turnover.</span>
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);">La colère à l'égard de l'administration de l'école conduit à négliger les périodes de roulement, de sorte que la charge de travail pour le semestre suivant est plus importante.</span>
*<span style="color: rgb(0, 0, 0); background-color: rgb(209, 241, 238);" >Anger towards the school administration leads to forgetting about turnover periods, thus the workload for the next semester is larger.</span>


==Running effective student groups==
=Gestion de groupes étudiants efficaces=


[https://drive.google.com/file/d/10gxDNtlCGVRXv4DYIfAKLjxoxuxV8AIe/view Momentum's Structure Report] suggests 5 key elements allow for groups to organize effectively:
Le [https://drive.google.com/file/d/10gxDNtlCGVRXv4DYIfAKLjxoxuxV8AIe/view rapport sur la structure de Momentum ] suggère 5 éléments clés nécessaires à l'organisation efficace des groupes :




1. The capacity to coordinate teams
1. La capacité à coordonner les équipes


2. The capacity to facilitate group deliberation and decision making processes
2. La capacité à faciliter les discussions de groupe et les prises de décision.


3. The ability to distribute work into roles on teams
3. La capacité de répartir le travail entre les rôles au sein des équipes


4. The ability to set up systems and design programs to recruit people from your target constituencies
4. La capacité à mettre en place des systèmes et à concevoir des programmes pour recruter des personnes dans les groupes cibles.


5. The ability to train and coach other leaders
5. La capacité à former et à encadrer d'autres responsables




''This is what we should be striving for when developing our student groups that navigate turnover effectively.''
''C'est ce que nous devrions nous efforcer de faire lorsque nous réfléchissons à comment nos groupes peuvent être résilients face au roulement de membres.''


= Ways to naviguate turnover =
= Façons de faire face au roulement de membres =


== Support and Guidance for New Members ==
== Le soutien et l'orientation des nouvelles personnes ==
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 239px;"
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 239px;"
|- style="height: 28px;"
|- style="height: 28px;"
| style="width: 100%; background-color: #bb91b7; height: 28px;" | '''The Buddy System '''
| style="width: 100%; background-color: #bb91b7; height: 28px;" | '''Le jumelage'''
|- style="height: 211px;"
|- style="height: 211px;"
| style="width: 100%; background-color: #fffff; height: 211px;" | <p style="text-align: justify;"><span style="text-decoration: underline;"></span></p>
| style="width: 100%; background-color: #fffff; height: 211px;" |<p style="text-align: justify;"><span style="text-decoration: underline;"></span></p>
<p style="text-align: justify;"><span style="text-decoration: underline;">HUB co-director <span>Jacqueline Tam</span> elaborated on this</span>
<p style="text-align: justify;"><span style="text-decoration: underline;">La co-directrice du HUB <span>Jacqueline Tam</span> a développé sur ce sujet </span></p>








</p>Many groups navigate turnover by '''pairing '''new members with someone who has more experience. This strategy encourages relationship building and offers a point of contact to new members to go to with their questions.&nbsp;Your group can do this in a number of ways:
De nombreux groupes gèrent le roulement en jumelant les nouvelles personnes membres avec une personne plus expérimentée. Cette stratégie encourage la création de relations et offre un point de contact auquel s'adresser en cas de questions.&nbsp;Vos groupes peuvent procéder de plusieurs façons pour ce faire:




*Make being a ‘buddy’ to new members a specific role in your group;
*Faire du rôle de binôme (ou ''buddy'') pour les nouveaux membres un rôle spécifique dans votre groupe;
*Allow new members to choose their buddy;
*Permettre aux nouveaux membres de choisir leur binôme;
*Partner new members with existing members based on their area of interest, for example, if a new member is interested in communications pair them with the communications bottom-liner.&nbsp;&nbsp;<p>
*Associer les nouveaux membres aux membres actuels en fonction de leur domaine d'intérêt. Par exemple, si un nouveau membre s'intéresse à la communication, l'associer à la personne en charge de la communication. &nbsp;&nbsp;




It’s important that those assigned to be buddies have a strong sense of the group's identity and activities, their role is to make themselves '''''replaceable''''' by training new members and activating potential leaders.&nbsp;</p>
Il est important que les personnes désignées pour être binômes aient une connaissance approfondie de l'identité et des activités du groupe. Leur rôle est de se rendre '''remplaçables''' en formant les nouvelles personnes membres et en motivant les leaders à venir.&nbsp;




<p><span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">Older members shadowing new members. Assist until the person feels comfortable doing the task at hand alone with minimal support from the older member.&nbsp;</span></p>
<p><span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">Les personnes les plus anciennes accompagnent les nouvelles recrues. Aider jusqu'à ce qu'elles se sentent à l'aise de faire les tâches seules avec un support minimal de la part des personnes plus anciennes. &nbsp;</span></p>




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{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 339px;"
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 339px;"
|- style="height: 28px;"
|- style="height: 28px;"
| style="width: 100%; height: 28px; background-color: #bb91b7;" | ''In Practice...''
| style="width: 100%; height: 28px; background-color: #bb91b7;" | ''En pratique...''
|- style="height: 311px;"
|- style="height: 311px;"
| style="width: 100%; height: 311px;" |
| style="width: 100%; height: 311px;" |
In order to have a sustainable student group,''' veteran members''' need to take on the responsibility of building leadership and supporting people to learn and grow.&nbsp;
Afin d'avoir un groupe d'étudiants pérenne, les ''personnes vétérantes'' doivent prendre la responsabilité de développer le leadership et de soutenir la nouvelle équipe pour qu'elle apprenne et grandisse.&nbsp;
 


<span style="text-decoration: underline;">Amara Possian, conseillère du HUB, s'exprimant sur la formation / le développement des compétences</span>


<span style="text-decoration: underline;">Project advisor <span>Amara Possian</span> on training/skilling up</span>


''If you are building leadership and supporting people to learn/grow at every step of the way, then this situation is much easier to navigate. Churches are really good at this so I've read a couple of books about how they grow and this approach to training an apprentice comes from a book called Exponential:''


''[...] ma première pensée sur le sujet est que l' '''apprentissage''' et le '''mentorat''' sont très importants.


*''I do. You watch. We talk.''
''Si vous développez le leadership et que vous aidez les gens à apprendre et à grandir à chaque étape du processus, cette situation est beaucoup plus facile à gérer. Les églises sont très douées pour cela, j'ai donc lu quelques livres sur la façon dont elles se développent et cette approche de la formation d'une personne apprentie provient d'un livre intitulé Exponential :''
*''I do. You help. We talk.''
 
*''You do. I help. We talk.''
 
*''You do. I watch. We talk.''
*''Je fais. Tu regardes. Nous parlons.''
*''You do. Someone else watches.''
*''Je fais. Tu aides. Nous parlons.''
*''Tu fais. J'aide. Nous parlons.''
*''Tu fais. Je regarde. Nous parlons''
*''Tu fais. Quelqu'un d'autre regarde.'' Vous parlez.
<br>
<br>
<span style="background-color: #d1f1ee;">Tel que montré dans ce processus, les membres avec plus d'expérience doivent inviter les nouvelles personnes à faire des tâches qui étaient effectuées par d'autres (ex: parler aux médias).&nbsp;</span>


<span style="background-color: #d1f1ee;">As shown in this process, veteran members need to invite new people to do tasks that were taken care of by older members (ex : speak to media).&nbsp;</span>


|}


|}
== La mémoire institutionnelle ==
<p>Le fait de disposer d'une base solide de mémoire institutionnelle assure la pérennité de votre groupe en aidant les nouveaux membres à faire face à un roulement de membres. Un manque de mémoire institutionnelle peut entraîner une confusion des rôles, une perte de vision et des actions de copiage.


== Institutional Memory ==
</p>
<p>Having a strong base of institutional memory ensures the sustainability of your group by supporting new members to navigate turnover. A lack of institutional memory can lead to role confusion, lost vision, and copycat actions.</p>
<p><span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">Disposer d'une structure établie avec des pratiques pour cultiver la mémoire institutionnelle aide à rendre ces pratiques naturelles pour les membres.</span></p>
<p><span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">Having an established structure with practices to cultivate institutional memory help make those become natural to members.</span></p>




{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 132px;"
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 132px;"
|- style="height: 23px;"
|- style="height: 23px;"
| style="width: 100%; height: 23px; background-color: #bb91b7" | '''Create a Blueprint'''
| style="width: 100%; height: 23px; background-color: #bb91b7" | '''Créer un guide'''
|- style="height: 109px;"
|- style="height: 109px;"
| style="width: 100%; height: 109px;" |
| style="width: 100%; height: 109px;" |
Create a document that includes everything someone entering a new role would need to be successful.
Créer un document incluant tout ce que quelqu'un occupant un nouveau rôle devrait savoir pour bien le faire.


''Be sure to include:''
''S'assurer d'inclure:''
*Essential responsibilities
*Responsabilités de base
*Best practices
*Meilleures pratiques
*Passwords
*Mots de passe
*Contacts <span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">(internal and external ; include roles and ressources linked to each contact)</span><br>
*Contacts <span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">(internes et externes ; inclure rôle est ressources associées à chaque contact)</span><br>
*Brief how-to explainers&nbsp;<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);"> (tasks, school boards, permission to publish on school boards, creating pamphlets, printing posters)</span><br>
*Courts modes d'emploi &nbsp;<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);"> (tâches, direction scolaire, permission d'afficher sur les tableaux d'affichage, création de dépliants, impression d'affiches)</span><br>
*General tips
*Conseils généraux
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">For Divest Campaigns : board of directors document with pictures/names/information</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">Pour les campagnes de désinvestissement : un document avec de l'information sur l'équipe de direction (photos, noms, information pertinente)</span>
|}
|}


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{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"
{| class="wikitable" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"
|-  
|-  
| style="width: 100%; background-color: #bb91b7" | '''Have Strong Onboarding and Outboarding Processes'''
| style="width: 100%; background-color: #bb91b7" | '''Disposer de solides processus d'intégration et de départ.'''
|-  
|-  
| style="width: 100%;" | <p>''Onboarding process should include:&nbsp;''</p>
| style="width: 100%;" |<p>''Un processus d'intégration devrait inclure:&nbsp;''</p>
*An overview of the group's mission, values, and structure
*Aperçu de la mission, des valeurs et de la structure du groupe.
*Introductions to key group members
*Présentation des membres clés du groupe
*Opportunities to questions
*Période de questions
*A concrete action of next step for prospective members, ie. ask them to join an action, invite them to the next meeting, or plan a social activity<p>
*Action concrète ou une prochaine étape pour les membres après leur premier échange avec le groupe, par exemple leur demander de participer à une action, les inviter à la prochaine réunion ou planifier une activité sociale.<p>




''Offboarding process should include:''&nbsp;</p>
''Un processus de départ devrait inclure:''&nbsp;</p>
*Request feedback from outgoing members on ways to improve the group (i.e. a google form, a meeting)
*Demande de commentaires aux membres sortants sur les moyens d'améliorer le groupe (par exemple, un formulaire google, une réunion).
|}
|}




'''Naviguating turnover is strongly linked to other subjects upon which Learning Circle participants shared knowledge such as...'''
'''Faire face aux roulement des membres est étroitement lié à d'autres sujets sur lesquels les participants du cercle d'apprentissage sur le sujet ont partagé leurs connaissances, comme....'''
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);" >[[Student organizing best practices]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">[[Les meilleurs pratiques militantes en contexte scolaire]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);" >[[Organizing in a pandemic]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">[[Le militantisme en temps de pandémie]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);" >[[Wellbeing and motivation]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">[[Bien-être et motivation]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);" >[[Develop recruitment and retention strategies]]</span>
*<span style="background-color: rgb(209, 241, 238);">[[Stratégies de recrutement et rétention]]</span>




'''[https://en.wiki.lehub.ca/index.php/Militant_Wiki Back to Homepage]'''
{{Conclusion}}
</span>

Dernière version du 27 novembre 2023 à 17:07

Cette page a été crée afin que les groupes faisant face à un grand roulement de membres puissent perdurer dans le temps grâce à une culture et des pratiques qui favorisent le recrutement, le transfert de connaissances et le développement des compétences des personnes.

Contraintes étudiantes

Qu'ils le veuillent ou non, les groupes étudiants sont contraints par les périodes définies par le calendrier académique et la durée des programmes d'études de leur école. Ces périodes de roulement s'échelonnent sur un cycle de 3-4 ans [1]. Celles-ci, bien que constituant un défi dans la création d'un momentum, peuvent pousser les groupes à se doter de processus de formation et de développement du leadership. Ainsi, il peuvent adéquatemment faire face au roulement des membres et pérenniser leur impact.


Les passages surlignés sont des connaissances partagées lors de notre cercle d'apprentissage sur ce sujet.

Types de groupes étudiants

  L'écosystème d'un campus est principalement composé de 4 groupes.  

Associations étudiantes

Les associations étudiantes œuvrent au niveau du campus, de la faculté et du département, et agissent en tant que « voix démocratique du corps étudiant » au nom de leurs membres. Ces syndicats disposent souvent d'un financement permanent perçu par le biais d'une cotisation qui leur permet de financer des événements, de faire des dons et parfois d'offrir des rôles rémunérés, à la fois en tant que personnes membres exécutives et employées (ex : la permanence).

 

  • Positions exécutives élues (ex. SECMV : rôles non-rémunérés, ASFA: rôles rémunérés)
  • Embauche dans le cadre du programme travail-étude de Concordia (ex: Recherche de campagne, CSU)

Groupes financés par cotisation étudiante

D'autres groupes du campus peuvent être financés par le biais des cotisations étudiantes en obtenant le soutien du corps étudiant. Comme les associations étudiantes, ces groupes disposent de fonds récurrents. Contrairement aux associations étudiantes, ils peuvent se concentrer sur des sujets ou des besoins spécifiques, comme la sécurité alimentaire sur le campus, les subventions pour les projets communautaires, etc.  
Clubs et comités Les clubs et comités de campus sont financés par l'association étudiante ou l'institution scolaire elle-même. En général, les clubs et les comités sont de petits groupes de bénévoles ou de personnes participantes qui s'inscrivent, sont nommées ou demandent à participer. Ils peuvent obtenir leur financement grâce aux fonds alloués chaque semestre par les associations étudiantes à divers projets comme les clubs et les comités ainsi que les groupes locaux.  
Groupes locaux ou grassroot Les groupes locaux ou groupes d'action directe sont des collectifs informels de personnes qui s'organisent sur un campus donné ou un ensemble de campus. Si certains groupes étudiants ont une longue tradition, beaucoup sont émergents et existent pour donner aux personnes étudiantes un espace où s'organiser autour d'une question populaire. Ces groupes demandent un financement en fonction de leurs besoins. 


Les groupes d'étudiants de la base courent le plus grand risque de se dissoudre en raison de leur incapacité à relayer le groupe à la prochaine génération d'organisation étudiante.


Cela est dû au fait qu'ils n'ont pas la permanence de la structure qui est exigée des autres types de groupes étudiants.


Bien que le caractère informel de ces groupes leur confère liberté et souplesse, l'absence de structure formelle peut entraîner des difficultés lorsque vient le temps pour une génération de passer le relais à la suivante. Ces défis peuvent être évités en travaillant stratégiquement avant le roulement de membres pour créer des systèmes de soutien et d'intégration pour les nouveaux membres, ainsi qu'en développant la mémoire institutionnelle. 

Défis vécus

Ces expériences vécues ont été partagées par des personnes participantes du cercle d'apprentissage organisé sur le sujet. Elles reflètent certaines conséquences du manque de préparation au phénomène du roulement de membres en contexte scolaire.


  • Les groupes du mouvement de désinvestissement des énergies fossiles qui obtiennent gagnent ne savent pas comment poursuivre leur lutte après coup alors le groupe se dissout.
  • Les groupes ont eu du mal à naviguer avec l'organisation en ligne.
  • Un manque de soutien de la part des anciennes personnes membres entraîne une augmentation de l'énergie et du temps nécessaires pour redémarrer après un taux de roulement élevé.
  • La colère à l'égard de l'administration de l'école conduit à négliger les périodes de roulement, de sorte que la charge de travail pour le semestre suivant est plus importante.

Gestion de groupes étudiants efficaces

Le rapport sur la structure de Momentum suggère 5 éléments clés nécessaires à l'organisation efficace des groupes :


1. La capacité à coordonner les équipes

2. La capacité à faciliter les discussions de groupe et les prises de décision.

3. La capacité de répartir le travail entre les rôles au sein des équipes

4. La capacité à mettre en place des systèmes et à concevoir des programmes pour recruter des personnes dans les groupes cibles.

5. La capacité à former et à encadrer d'autres responsables


C'est ce que nous devrions nous efforcer de faire lorsque nous réfléchissons à comment nos groupes peuvent être résilients face au roulement de membres.

Façons de faire face au roulement de membres

Le soutien et l'orientation des nouvelles personnes

Le jumelage

La co-directrice du HUB Jacqueline Tam a développé sur ce sujet



De nombreux groupes gèrent le roulement en jumelant les nouvelles personnes membres avec une personne plus expérimentée. Cette stratégie encourage la création de relations et offre un point de contact auquel s'adresser en cas de questions. Vos groupes peuvent procéder de plusieurs façons pour ce faire:


  • Faire du rôle de binôme (ou buddy) pour les nouveaux membres un rôle spécifique dans votre groupe;
  • Permettre aux nouveaux membres de choisir leur binôme;
  • Associer les nouveaux membres aux membres actuels en fonction de leur domaine d'intérêt. Par exemple, si un nouveau membre s'intéresse à la communication, l'associer à la personne en charge de la communication.   


Il est important que les personnes désignées pour être binômes aient une connaissance approfondie de l'identité et des activités du groupe. Leur rôle est de se rendre remplaçables en formant les nouvelles personnes membres et en motivant les leaders à venir. 


Les personnes les plus anciennes accompagnent les nouvelles recrues. Aider jusqu'à ce qu'elles se sentent à l'aise de faire les tâches seules avec un support minimal de la part des personnes plus anciennes.  


En pratique...

Afin d'avoir un groupe d'étudiants pérenne, les personnes vétérantes doivent prendre la responsabilité de développer le leadership et de soutenir la nouvelle équipe pour qu'elle apprenne et grandisse. 


Amara Possian, conseillère du HUB, s'exprimant sur la formation / le développement des compétences


[...] ma première pensée sur le sujet est que l' apprentissage et le mentorat sont très importants.

Si vous développez le leadership et que vous aidez les gens à apprendre et à grandir à chaque étape du processus, cette situation est beaucoup plus facile à gérer. Les églises sont très douées pour cela, j'ai donc lu quelques livres sur la façon dont elles se développent et cette approche de la formation d'une personne apprentie provient d'un livre intitulé Exponential :


  • Je fais. Tu regardes. Nous parlons.
  • Je fais. Tu aides. Nous parlons.
  • Tu fais. J'aide. Nous parlons.
  • Tu fais. Je regarde. Nous parlons
  • Tu fais. Quelqu'un d'autre regarde. Vous parlez.


Tel que montré dans ce processus, les membres avec plus d'expérience doivent inviter les nouvelles personnes à faire des tâches qui étaient effectuées par d'autres (ex: parler aux médias). 


La mémoire institutionnelle

Le fait de disposer d'une base solide de mémoire institutionnelle assure la pérennité de votre groupe en aidant les nouveaux membres à faire face à un roulement de membres. Un manque de mémoire institutionnelle peut entraîner une confusion des rôles, une perte de vision et des actions de copiage.

Disposer d'une structure établie avec des pratiques pour cultiver la mémoire institutionnelle aide à rendre ces pratiques naturelles pour les membres.


Créer un guide

Créer un document incluant tout ce que quelqu'un occupant un nouveau rôle devrait savoir pour bien le faire.

S'assurer d'inclure:

  • Responsabilités de base
  • Meilleures pratiques
  • Mots de passe
  • Contacts (internes et externes ; inclure rôle est ressources associées à chaque contact)
  • Courts modes d'emploi   (tâches, direction scolaire, permission d'afficher sur les tableaux d'affichage, création de dépliants, impression d'affiches)
  • Conseils généraux
  • Pour les campagnes de désinvestissement : un document avec de l'information sur l'équipe de direction (photos, noms, information pertinente)


Disposer de solides processus d'intégration et de départ.

Un processus d'intégration devrait inclure: 

  • Aperçu de la mission, des valeurs et de la structure du groupe.
  • Présentation des membres clés du groupe
  • Période de questions
  • Action concrète ou une prochaine étape pour les membres après leur premier échange avec le groupe, par exemple leur demander de participer à une action, les inviter à la prochaine réunion ou planifier une activité sociale.


Un processus de départ devrait inclure: 

  • Demande de commentaires aux membres sortants sur les moyens d'améliorer le groupe (par exemple, un formulaire google, une réunion).


Faire face aux roulement des membres est étroitement lié à d'autres sujets sur lesquels les participants du cercle d'apprentissage sur le sujet ont partagé leurs connaissances, comme....



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