Recrutement et rétention 101

Les groupes militants ont souvent du mal à mobiliser de nouvelles personnes. Nombre d'entre eux sont également confrontés à des problèmes de rétention,lié au fait que les membres s'épuisent et/ou cessent de participer à l'organisation de groupe.

Les difficultés liées à la mise en action peuvent rendre difficile la création d'une mobilisation et entraîner une baisse de la motivation des membres du groupe. Les problèmes de recrutement et de fidélisation peuvent, dans de nombreux cas, être atténués et résolus en incluant certaines structures et stratégies clés dans les espaces militants.

La ressource suivante a été compilée à partir des bases de données existantes de mouvements terrain, de réflexions publiques sur la mobilisation de nouveaux membres, et à partir des réflexions des personnes militantes qui ont participé à notre cercle d'apprentissage sur la mobilisation de nouvelles personnes. Ce guide a été élaboré en réponse à la demande de groupes qui souhaitaient obtenir des conseils pour augmenter le nombre de leurs membres, c'est-à-dire des stratégies efficaces de recrutement et de rétention.

Le texte surligné correspond à des savoirs partagés lors du cercle de partage organisé par le HUB sur le sujet.

Commencer la planification

Avant de commencer à élaborer ou à définir votre plan de recrutement et de rétention, vous pouvez réfléchir en équipe aux points suivants :

1) Pourquoi sommes-nous ici, comment s'est passé notre arrivée dans notre groupe?

Voici les réponses des personnes ayant participé au cercle d'apprentissage du HUB quant aux raisons pour lesquelles elles ont rejoint leur groupe...

Pour connecter avec des personnes qui se soucient des mêmes choses	Un désir d'espaces partagés, de connexion et de collectivité. D'être en compagnie de personnes qui partagent les mêmes idées et qui veulent agir sur la crise climatique. Pour trouver des personnes qui partagent la même vision du monde, les mêmes préoccupations et la même volonté de lutter pour le changement afin de trouver des solutions. « Venant de l'Alberta où il est effrayant de militer pour le climat, je veux être entourée de personnes qui pensent comme moi pour me sentir moins seule. »
Pour lutter contre le deuil climatique et l'anxiété	Pour se sentir en communauté face au chagrin et à l'anxiété liés au climat. En recherche de solidarité et d'espoir Pour combattre la peur, le chagrin et la désillusion face à l'absence de volonté politique et d'action Par préoccupation par les effets de la crise climatique sur sa famille. « Je me sens obligée de transformer mon anxiété liée au climat en action. »
Pour agir	Par responsabilité individuelle d'agir dans quelque chose de plus grand, par passion et par engagment. Pour utiliser ses compétences et son potentiel Pour progresser, apprendre, désapprendre et co-créer les changements systémiques nécessaires pour nous rapprocher d'un avenir juste Pour créer quelque chose à partir de la base plutôt que de participer à une campagne qui dit quoi faire. Pour demander des comptes à ceux qui détiennent le plus de pouvoir. Parce que l'espoir et l'optimisme passent par l'action collective.
Les personnes sont arrivées dans le militantisme en...	Assistant à un événement virtuel Créant leur propre groupe. Se faisant demander de joindre un groupe.

2) Qui faisait partie du groupe, mais n'en fait plus partie?

Les personnes ayant participé au cercle d'apprentissage du HUB ont réagi comme suit après avoir réfléchi aux raisons pour lesquelles les membres quittent leur groupe....

Épuisement et sentiment de trop-plein	Il est difficile de déléguer et d'amener les gens à participer sans sacrifier le bien-être. L'épuisement professionnel peut sembler être une partie inévitable de l'organisation ! Il y a un manque d'attention réelle pour les autres dans le cadre du capitalisme et un besoin d'apprendre comment nous pouvons nous tourner vers les autres pour obtenir du soutien. Nous ne disposons pas des ressources nécessaires pour accomplir ce travail de manière durable, en particulier pour les personnes marginalisées.  La passion et l'importance des enjeux peut rendre difficile la prise de recul. Nous sommes des petites équipes, et chaque personne assume donc beaucoup de choses. Les  personnes ont d'autres responsabilités et engagements, comme la garde d'enfants, l'école, le travail, etc. Les personnes peuvent être limitées dans la quantité de travail gratuit qu'elles peuvent fournir, ayant des factures à payer.
Le processus d'accueil n'est pas solide	Il peut être utile qu'une personne ayant déjà effectué une tâche transmette ses connaissances et son soutien en formant les nouvelles personnes. Dans le cadre d'un système de jumelage, les nouvelles personnes sont jumelées avec des personnes plus âgées qui effectuent des tâches qui les intéressent. Cela permet également la construction de relations. Il peut y avoir confusion sur la façon de s'impliquer dans l'organisation parce qu'il n'y a pas de pas de feuille de route claire sur ce qui se passe après l'intégration ou l'accueil plus encadré.  Par exemple, il y a un manque de tâches plus simples/petites pour commencer à s'impliquer activement.
Les espaces ne sont pas accessibles, bienveillances ou actifs dans la résolution de conflit.	Les espaces ne sont pas confortables pour les personnes racisées/racialisées et les jeunes. La culture des organisations climatiques est encore imprégnée de colonialisme et de suprématie blanche. Il y a un manque de soins communautaires et d'opportunités pour construire des relations solides. Il peut y avoir des conflits interpersonnels sans qu'il y ait suffisamment de compétences en matière de gestion des conflits et de réparation des relations. Culture de club où les nouvelles personnes ne se sentent pas à l'aise car elles ne sont pas invitées à participer.
Un manque de direction et d'ouverture aux idées	Un manque de direction et de concentration. Peut être ressenti comme étant désorganisé et inefficace. Un manque de but clairs mène à des campagnes inefficaces et des rencontres qui ne mènent nulle part. Un manque d'ouverture aux idées Il peut y avoir de la rigidité sur les groupes avec ce qui est accepté par le groupe et ce qui est inacceptable. Par exemple, cela peut être difficile de laisser de la place aux nouvelles idées quand les personnes membres fondatrices ont une idée prédéterminée de ce que l'équipe va faire.
Sentiment d'inefficacité	Le rythme lent de changement peut être frustrant.

3) Qu'est-ce qui fait que les gens restent?

Les personnes ayant participé au cercle d'apprentissage du HUB ont réagi comme suit après avoir réfléchi aux raisons pour lesquelles les membres restent dans leur groupe....

Joie et célébration	Faire de la place pour la joie et la célébration. Les débriefing après des actions sont des bonnes façons de célébrer en équipe. Le partage de nourriture! Des moments de plaisir. « Nous avions l'habitude de demander à une personne de notre équipe de se porter volontaire pour apporter quelque chose (activité, chanson, vidéo) afin de détendre l'atmosphère à la fin de chaque réunion, de manière à ce que les personnes ne partent pas en se sentent démotivées. »
Apprendre des habiletés et utiliser ses forces dans la prise d'action	Des opportunités d'apprendre, de développer des compétences, de partager des intérêts, des passions et des talents. Acquérir de nouvelles compétences en matière de leadership et  sentir un encouragement à prendre plus de responsabilités. Utiliser l'art et la narration comme vecteurs de connexion et de communication.
Diversité d'implication	Diversité des tâches et des projets. Trouver un équilibre entre les campagnes à court terme visant à obtenir des résultats tangibles et les campagnes à long terme. Agir de différentes manières !
Culture du soin et des relations	Un sentiment d'appartenance, de communauté, de camaraderie et d'appréciation. (Par exemple, en mentionnant les bons coups!) Encourager les gens à respecter leurs capacités et à se soutenir mutuellement. Se retrouver avec des personnes partageant les mêmes idées et nouer des amitiés.. L'écoute active et la tenue de discussions réfléchies.
Sentiment de pouvoir collectif	Avoir son groupe être reconnu par la communauté. Partager des responsabilités et des rôles.

Modèles permettant d'orienter les stratégies de recrutement et rétention

Chaque étape, dépendamment d'où les personnes se situent dans les différents modèles, recquièrent des stratégies spécifiques.

Échelle de l'engagement

L'échelle d'engagement peut être un outil utile pour décrire les appels à l'action que les personnes qui ne sont pas impliquées dans votre groupe peuvent lancer pour s'engager, tout en examinant comment les gens peuvent accroître leur engagement pour devenir plus actives. Une personne qui se situe à « 1 » ou au bas de l'échelle dans le modèle n'a aucun lien avec votre campagne ou votre lutte, et un « 5 » est une personne prête à se présenter à une action.

Les actions sur l'échelle augmentent en intensité et/ou en demande ou en exigences de l'individu au fur et à mesure qu'il progresse et devient plus actif. Réfléchissez à ce dont les personnes pourraient avoir besoin pour se sentir confiantes dans leur progression sur l'échelle et à la manière dont vous pouvez les soutenir.

Bien entendu, l'échelle ne doit servir que de schéma. Certaines personnes seront plus disposées à participer à une action qu'à passer des appels téléphoniques. L'idée, cependant, est de dresser un tableau des actions qui présentent le moins de barrières à l'entrée et qui peuvent encourager les gens à s'impliquer davantage.

Image par 350.org

Cercles d'engagement

Les cercles d'engagement permettent de modéliser l'implication des personnes qui s'engagent avec ou dans votre groupe, en servant de schéma à votre plan pour faire passer les personnes des cercles extérieurs (faible engagement) aux cercles intérieurs (fort engagement).

Diagramme de la Momentum Training Community

Niveaux des cercles d'engagement

Cibles communautaires	Les publics que vous essayez d'atteindre et d'impliquer ; ceux qui ne sont pas encore impliqués dans votre groupe à quelque titre que ce soit. Pour en savoir plus sur la définition de vos cibles, reportez-vous à la section consacrée à la cartographie des communautés.
Audience	Votre liste de diffusion et/ou votre réseau social.
Communauté d'appartenance	Les personnes qui participent régulièrement, par exemple celles qui répondent aux appels à l'action.
Personnes engagées	Les personnes qui agissent beaucoup et qui se considèrent comme des « membres » d'un groupe.
Noyau	Dirige une grande partie de l'orientation du groupe ; comprend généralement les personnes qui font partie du groupe depuis le plus longtemps, ou qui ont le plus d'expérience en matière de vie et/ou d'organisation. Dans les petites équipes, les personnes engagées et le noyau dur peuvent être combinés.

Amener les membres de la communauté à rejoindre votre base

Les paragraphes suivants décrivent des stratégies pour faire passer les gens des cibles communautaires aux niveaux de l'audience ou de la communauté d'appartenance.

Définir les cibles communautaires en utilisant la cartographie communautaire

Une première étape utile pour déplacer les cibles communautaires consiste à définir qui elles sont ! Qui essayez-vous d'atteindre ?

La cartographie communautaire vise à recueillir des informations sur le fonctionnement d'une communauté afin d'élaborer les bonnes stratégies pour la mobiliser et la faire participer. Plutôt que d'adopter une approche générale du recrutement, ce processus d'écoute à long terme permet d'élaborer des messages et des approches plus ciblés et de jeter les bases de relations plus susceptibles de déboucher sur une participation.

La cartographie communautaire peut vous aider à identifier

• les possibilités d'organisation
• les partenaires de la campagne et les possibilités de solidarité
• les menaces potentielles
• le climat politique

Ces informations peuvent vous aider à élaborer des plans de communication, ainsi qu'à former des coalitions et à décider des messages à diffuser.

Étapes de la cartographie communautaire

1. Définir une communauté	Cela pourrait inclure une communauté... La plus durement touchée par un enjeu (par exemple,  les personnes vivant près d’une zone de construction Où il y a un certain niveau de mobilisation, protestation ou d'activité (par exemple, un syndicat local)  Avec laquelle votre organisation a déjà  des liens (par exemple, l'école du quartier) Où il y a simplement des personnes qui sont prêtes à travailler avec vous (par exemple, les parents ou le personnel de l'école de quartier) Voici quelques questions à se poser qui peuvent aider à définir une communauté avec laquelle travailler... Qu'est-ce qu'on fait actuellement au niveau local? Qui sont nos partenaires et actuels et potentiels? Qui se soucie (considérer la démographie) ou pourrait se soucier de cet enjeu et pourquoi (par exemple, des personnes ayant suivi un cours sur l'enjeu) Qu'est-ce qui se trouve dans le secteur? (Ressources ou organisations comme des églises, écoles, hopitaux, universités, mairies, des attraits uniques comme des parcs d'attraction, etc.)
2. Organiser des réunions initiales pour identifier ce que vous avez besoin d'apprendre et qui vous aidera.	Invitez quelques membres de la communauté à participer à une discussion. Par exemple, si vous souhaitez impliquer les membres du corps enseignant de votre communauté, pouvez-vous penser à quelques personnes qui seraient prêtes à discuter autour d'un café ? Faites en sorte que ce soit le plus invitant possible, et assurez-vous que cela réponde à leurs besoins ! (par exemple, le mieux est-il de discuter en ligne ou autour d'un déjeuner ?) Les premières rencontres sont organisées pour clarifier les informations et discuter des personnes qui pourraient être contactées par la suite et de la manière dont elles pourraient l'être. Idéalement, les premières rencontres enthousiasment les membres de la communauté et les incitent à s'engager dans les étapes suivantes. D'autres rencontres peuvent être organisées dans des cadres informels et culturellement appropriés. Voici quelques questions à poser lors de ces réunions... Quelle est la meilleure façon d'approcher les gens ? Où peut-on atteindre les gens ? Comment élargir le processus ? Quelle(s) langue(s) est (sont) utilisée(s) ? Quelles sont les activités que les gens apprécient ? Quelles sont les préoccupations des gens ? Quelles sont les sources de tension ? Quelles sont nos menaces ? Où pouvons-nous nous rencontrer ?
3. Documenter et mettre en œuvre le plan défini lors des discussions avec les membres de la communauté	Définissez votre public et vos stratégies de sensibilisation pour vous préparer à l'action. Par exemple, « Notre public cible est constitué du corps enseignant, qui se préoccupe de la planète et du bien-être de ses élèves. Il y a des tensions pour que tout ce qui est prévu dans le programme d'études soit fait. La meilleure façon d'atteindre ses membres est par courrier électronique. Les membres apprécient que des personnes extérieures à la classe leur rendent visite pour des présentations. » Rédigez l'argumentaire que vous utiliserez pour la sensibilisation, ou un message si vous faites de la sensibilisation en ligne.  Notez que les contacts directs, individuels ou les demandes de participation à une action ou à un groupe sont souvent plus fructueux que les appels généraux. Entrez en contact direct avec les gens autant que possible.    Mettez en œuvre des stratégies de mobilisation adaptées au public que vous avez identifié. Répétez le processus pour un autre groupe cible de la communauté ! Les points suivants ont été suggérés dans notre cercle d'apprentissage comme des stratégies ou des considérations à prendre en compte lorsque l'on tente de créer un dialogue auprès de communautés spécifiques : Si possible, établir une relation de confiance avant de demander quoi que ce soit à la communauté ciblée.  (Par exemple, en participant à leurs événements communautaires s'ils en organisent. S'il s'agit d'un groupe communautaire, assister à ses réunions pour savoir ce qui est important pour lui, et éventuellement partager des informations sur les groupes de l'autre et sur la manière dont vous pourriez travailler ensemble). Réfléchissez à la personne la plus apte à atteindre certains groupes ; avez-vous des relations qui pourraient vous aider Développer des pages sur les médias sociaux pour que les gens puissent rapidement en savoir plus (c'est-à-dire des pages sur Facebook et instagram). Si vous pouvez rencontrer une personne de la communauté, faites des choses amusantes tout en discutant et en apprenant davantage !  Pour les personnes politiciennes : « Nous avons téléphoné à notre maire et à notre conseil municipal pour leur demander une réunion en tête-à-tête..... Cela a fonctionné, alors qu'ils n'avaient pas répondu aux courriels précédents. »

Choisir ses stratégies d'engagement

Les stratégies utilisées pour mobiliser les cibles communautaires ont tendance à se situer au bas de l'échelle de l'engagement (ce qui signifie que l'engagement n'est pas énorme et que ces actions peuvent être excellentes pour établir des relations et motiver les gens à s'engager). Par exemple…

Médias sociaux / virtuel	Les messages doivent être ciblés sur le public particulier que vous souhaitez impliquer. Utilisez des appels à l'action tels que regarder et partager des vidéos, signer des pétitions en ligne, envoyer des courriels ou des lettres ouvertes. Les réunions ou événements virtuels peuvent réduire les obstacles à la participation de nombreuses personnes (par exemple, projections de documentaires et discussions).
Participation à une action	Façons d’augmenter l’implication lors d’actions :   Distribuer des dépliants. Proposer des pétitions à signer et/ou collecter des courriels. Proposer des numéros et des scripts pour la participation aux campagnes d’appels téléphoniques. Retransmettre l'événement en direct. Partager le niveau de risque et faire preuve de transparence sur les actions susceptibles d'entraîner une arrestation. Les personnes participantes du cercle d’apprentissage à ce sujet ont déclaré qu’il était facile de participer à ces actions :   Actions en ligne (par exemple, appels téléphoniques, ateliers en ligne, etc.) Rassemblements/marches (organisés à des heures accessibles) Événements amusants organisés dans des espaces publics ( par exemple, adaptés aux enfants)
Couverture médiatique locale	Rédiger des articles d'opinion ou contacter les médias locaux pour amplifier le message et/ou les actions de votre groupe. Les petits journaux sont souvent heureux de relayer les événements organisés par des groupes locaux. Contacter la personne à la rédaction en chef sur le site web de votre journal local. Demander de relayer un appel à la mobilisation.
Postering	Veiller à inclure des informations sur l'heure et le lieu de rassemblement (le cas échéant), ainsi que sur la manière de vous contacter.
Conversations de recrutement individuelles	Voir la section plus bas pour plus de détails.
Rassemblements communautaires	BBQ / pique-niques Rassemblement dans des espaces publics accessibles physiquement, géographiquement et numériquement. Création d'affiches, rédaction de lettres, sessions d'appels téléphoniques Collecte d'objets/dons (par exemple, la collecte de robes rouges en signe de résistance au TMX et à la violence coloniale).
En fonction de ce que les gens veulent faire!	Faire appel à leurs différentes compétences et capacités. Avancer à la vitesse de la confiance.
Maintenir les obstacles à l'engagement à un niveau bas/réduire les obstacles à l'engagement	Tenez compte de l'accessibilité virtuelle et en personne des actions que vous demandez à votre public d'entreprendre. Consultez notre page sur l'accessibilité dans le militantisme pour en savoir plus. Pour réduire les obstacles à la participation, prévoir des choses comme de la nourriture, un service de garde d'enfants, le transport, la participation virtuelle, etc.
Rassemblements dans des espaces extérieurs	La suggestion suivante a été faite par une personne participant à notre cercle de partage sur le roulement des membres :  « Dans mon groupe à l'université, nous avions le privilège d'avoir un jardin sur le campus. C'était un grand avantage pour les personnes qui voulaient venir nous rejoindre dans le jardin. Un espace extérieur favorise le recrutement !»

Si vous êtes un groupe universitaire, consultez cette ressource de Divest Ed pour plus de stratégies !

Recrutement individuel

La mobilisation terrain ou canvassing consiste à «parler à une personne dans la rue, à l'inviter à participer à votre objectif commun ou à votre campagne et à [parfois] essayer d'obtenir sa signature et ses coordonnées».- The Future Ground Network. Restez à l’affût afin de consulter nos ressources à venir sur la mobilisation de profondeur. En attendant, vous pouvez en apprendre davantage sur la manière d'inciter directement les gens à rejoindre votre groupe grâce à cette ressource.

Argumentaire de recrutement

Un argumentaire de recrutement, qui ne doit pas dépasser 30 secondes, doit comprendre les éléments suivants  :

a) Une explication de l’objectif de votre équipe en général.	Qui sont les personnes appelées à agir ? Sur quel enjeu espérez-vous inciter les autres à agir ? Quelle est votre vision d'une action réussie ? Comment pouvons-nous agir ensemble pour y parvenir ? Et comment pouvons-nous commencer maintenant, à ce moment précis ? Décrivez-le en deux ou trois phrases.
b) une explication de la raison pour laquelle vous avez choisi de faire partie de l'équipe et pourquoi vous vous souciez de l’enjeu.	À quelles valeurs, expériences ou aspirations de votre communauté ferez-vous appel lorsque vous les inviterez à vous rejoindre dans l'action ? Quelles sont les histoires que vous partagez et qui peuvent exprimer ces valeurs ? Décrire en deux ou trois phrases.
c) La demande difficile	Expliquer ce qui se passera lors de la prochaine rencontre et demandez-leur directement s'ils souhaitent y assister. Précisez l'heure, le lieu et l'endroit de la réunion. Faites-leur sentir que vous voulez qu'ils soient présents, mais pas qu'ils vous font une faveur. Veiller à ce que votre demande ne soit pas une simple suggestion ou déclaration, mais une question claire et directe qui suscite un engagement spécifique, par exemple : Voulez-vous venir à notre réunion le mardi soir à 19 heures ?

Répondre au « non »

Your response will depend on the type of no communicated. 

Pas maintenant	« Désolé, ces horaires ne sont pas valables. Pouvez-vous m'envoyer un courriel plus tard ? » Établir un plan de suivi explicite, par exemple : « Puis-je convenir d'un rendez-vous avec vous pour faire le point dans deux semaines ? »
Pas ça	« Je ne me sens pas confortable à faire xyz. » Écouter les préoccupations de votre interlocuteur et essayer de trouver une solution qui lui convienne, par exemple :  « Y a-t-il un moyen pour moi de vous aider, par exemple si nous nous rencontrons plus tôt pour revoir le script ensemble ? Ou préférez-vous venir pour la saisie des données ce vendredi à 17 heures ? »
Not ever	« Je n’ai pas d’intérêt. » Si cela est approprié, demander pourquoi peut donner lieu à un retour d'information utile, par exemple :  « Bien sûr, il n'y a pas de problème. Cela ne vous dérange pas si je vous demande pourquoi ? »

Engaging your base to increase involvement

Choosing engagement strategies

The following describes strategies for moving people from the crowd into membership/committed circles of the circles of commitment model.

Strategies used to activate current members of your crowd should fall primarily on the mid to upper end of the ladder of engagement (they take and encourage commitment) For example:

Taking action!	Participants in our learning circle said the following actions required more effort to engage in (and that they increased their commitment): Sit ins Marches, rallies and sit-ins (because it feels invigorating to visibly see support) Community outreach (i.e. door knocking, hosting a booth etc). Creating a social media campaign Meeting with or lobbying local politicians Art builds Banner drops Road blockages/shutdowns Representing the group at a coalition meeting or event A garage sale to raise funds for the group's work Fun actions such as dressing up in costumes (the opportunity to be silly) and having food and music A sign making event
Opportunities for providing support	Promote positions or tasks that need filling on social media. Put an open call out for folks to help organize an upcoming event. Being invited to take on more responsibility and tasks. Ask people what they're good at and how they want to contribute. It helps to be encouraged to step out of one's comfort zone with support from the team and mentorship of trusted peers.
Opportunities for discussion and spreading the word.	Develop a teach-in presentation for folks to deliver, for example. Engaging in discussion to exchange knowledge that empowers further action.
Training sessions	E.g. FREESKOOL is a convening of many groups for a day of teachings/trainings. Opportunity to learn from each other, establish community and solidarity. The following was suggested from participants in our navigating turnover in student groups learning circle: In some schools, a bootcamp (3 day online intensive) to get people up to speed on information, and bring the information to new people, is helpful. The important thing is to keep the relationships.
Coalition gatherings	E.g. Climate Justice Toronto hosted a convening of groups coming from many issue spaces to converge on how they could work together and support one another.
Direct, one-on-one recruitment conversations	(See the above section for more details)
Taking over space!	The following was suggested from participants in our navigating turnover in student groups learning circle: "we took over space on campus for 3 days, so lots of community building and recruitment was achieved."

How to welcome new members

Have a welcome plan prepared for new joiners to welcome them and provide the information they need about the group they're joining! The following are some suggestions for welcoming new members using a presentation, meeting and follow up   ':

Scheduled in advance with few people	Keep it to no more than 30-40 minutes in length if possible. Keep it small so participants can gain personal connections. The following were suggested from participants in our navigating turnover in student groups learning circle: Do not organize a meeting too soon after sending a message (allow people to free up their time). Mention an understanding for the lack of time of those who commit.
A loose agenda could look like...	Sharing stories. i.e. why you care and why you want to be involved now, more about the group Share goals, strategy, project plans and/or emerging directions.  The following were suggested from participants in our navigating turnover in student groups learning circle: Divest McGill made a document to inform incoming members of who the board of directors (the targets) for their campaign were, complete with their names, photos and info on each. This helps new members plug in. Explain the different roles available on the team, and discuss the skills or interests they have that might fit. Come up with creative ideas for how they can use their unique skills and passions to further the purpose of the team.  Give them a specific task to do, based on the role they want to take on and what tasks the project needs. Sharing the notes and a summary of what happened in the last team meeting. Share the next meeting date!
Assign a buddy or contact person	Assign a buddy or new contact support person. This person can help answer questions and create a sense of community and confidence in the group.

For more on welcoming new members see this resource by Beautiful Trouble.

Question: How can we merge new members in the group while balancing prior group dynamic (e.g. inside jokes, team culture etc.)?

Hub team members had the following suggestions:

• Create more opportunities for regular group bonding. You could embed it in meetings (via check-ins/check-outs, gathering around food, having social time after the meeting).
• Set up a buddy system for new people by pairing them up with someone who has been with the group for a long time. It helps build a sense of inclusion, they can explain dynamics etc.
  

Further suggestions include:

• Document as much of this 'insider knowledge' as you can for new joiners, and go through it together!
• Part of the onboarding process for 'the Hum' is to fill out a page in the team's 'user manual', which they use to describe how each individuals works best. See the template and an example here. This can be a great way to support the merge process for new members.

Retention suggestions

Take action!	Actions are not only a great opportunity to hand out flyers to people passing by. They also give existing members the feeling of having an impact, which keeps everyone motivated (rather than sitting through endless meetings).
Don't neglect the value of joy and connection	These are the elements that both draw people in and help them to stay. Invest intentional time into getting to now one another, and having fun together! Examples might include going out for coffee together, having a potluck, attending a local music event etc.
Ask people for their accessibility needs	What is keeping them from attending meetings or actions? How can you make engagement more accessible to them? See our wiki on making your activism accessible for more.
Include various forms of participation and meet people where they're at	People should take on roles and tasks that suit their availability, and recognize that capacities fluctuate. Check in with one another often. Is anyone overextended or willing to take on more? Track the amount of time members can commit early on, or develop a system to share capacity on an ongoing basis, to prevent burnout. (I.e. ask group members to share a number 1-5 estimating their capacity to contribute to action planning until the next meeting).
Articulate purpose often	Include a quick mention of the purpose of each meeting in your agenda. Every so often it can be helpful to remind of the group's mission, so folks are refreshed on why they've come together.
Plan for breaks	Group-wide breaks are great because you can easily commit to a date that you'll return to working together. Rotating breaks for members can also be helpful for maintaining capacity and avoiding burnout. You can set an approximate date of return, and/or have a group member reach out to check on the teammate about their return.
Show appreciation and care	Engage in expressions of gratitude and happiness about team members' presence. Have a care team that actively checks in with people throughout the duration of actions.

See this tree of engagement tool by the Movement Hub, which can be used to guide your discussions and outline your retainment strategies.