Faire face au roulement de membres qui graduent

- How to do knowledge-transfer in groups with ever-changing members
- Avoiding situations where the burden of labour is always on oldest members
- Avoiding group breakdown when member turnover happens every semester/year

AP

"I can think more on this too but my initial thought is that this is why apprenticeship and mentorship is really important.  If you are building leadership and supporting people to learn/grow at every step of the way, then this situation is much easier to navigate. Churches are really good at this so I've read a couple of books about how they grow and this approach to training an apprentice comes from a book called Exponential: - I do. You watch. We talk. - I do. You help. We talk. - You do. I help. We talk. - You do. I watch. We talk. - You do. Someone else watches.  In student groups, you have a natural 3-4 year cycle so you can even map this onto that timeline. If you know that on average people are involved for 1-2 years and that they cap out at 3-4, then make sure you have processes/practices in place to train them and get them to a place where they are training others in under 2 years, etc."

Faire face au roulement de membres

Qu'ils le veuillent ou non, les groupes étudiants sont contraints par les périodes définies par le calendrier académique et la durée des programmes d'études de leur école. Ces périodes de roulement s'échelonnent sur un cycle de 3-4 ans [1]. Celles-ci, bien que constituant un défi dans la création d'un momentum, peuvent pousser les groupes à se doter de processus de formation et de développement du leadership. Ainsi, il peuvent adéquatemment faire face au roulement des membres et pérenniser leur impact.

Les passages surlignés sont des connaissances partagées lors de notre cercle d'apprentissage sur ce sujet.

Types de groupes étudiantss

  L'écosystème d'un campus est principalement composé de 4 groupes.  

Associations étudiantes	Les associations étudiantes œuvrent au niveau du campus, de la faculté et du département, et agissent en tant que « voix démocratique du corps étudiant » au nom de leurs membres. Ces syndicats disposent souvent d'un financement permanent perçu par le biais d'une cotisation qui leur permet de financer des événements, de faire des dons et parfois d'offrir des rôles rémunérés, à la fois en tant que personnes membres exécutives et employées (ex : la permanence).	Positions exécutives élues (ex. SECMV : rôles non-rémunérés, ASFA: rôles rémunérés) Embauche dans le cadre du programme travail-étude de Concordia (ex: Recherche de campagne, CSU)
Groupes financés par cotisation étudiante	D'autres groupes du campus peuvent être financés par le biais des cotisations étudiantes en obtenant le soutien du corps étudiant. Comme les associations étudiantes, ces groupes disposent de fonds récurrents. Contrairement aux associations étudiantes, ils peuvent se concentrer sur des sujets ou des besoins spécifiques, comme la sécurité alimentaire sur le campus, les subventions pour les projets communautaires, etc.	Sustainable Action Fund (SAF Concordia) QPIRG Mcgill
Clubs et comités	Les clubs et comités de campus sont financés par l'association étudiante ou l'institution scolaire elle-même. En général, les clubs et les comités sont de petits groupes de bénévoles ou de personnes participantes qui s'inscrivent, sont nommées ou demandent à participer. Ils peuvent obtenir leur financement grâce aux fonds alloués chaque semestre par les associations étudiantes à divers projets comme les clubs et les comités ainsi que les groupes locaux.	McGill Debating Union CSU BIPOC Committee
Groupes locaux ou grassroot	Les groupes locaux ou groupes d'action directe sont des collectifs informels de personnes qui s'organisent sur un campus donné ou un ensemble de campus. Si certains groupes étudiants ont une longue tradition, beaucoup sont émergents et existent pour donner aux personnes étudiantes un espace où s'organiser autour d'une question populaire. Ces groupes demandent un financement en fonction de leurs besoins.	Divest McGill Coalition Étudiante pour un Virage Environnemental et Social (CEVES)

Les groupes d'étudiants de la base courent le plus grand risque de se dissoudre en raison de leur incapacité à relayer le groupe à la prochaine génération d'organisation étudiante.

Cela est dû au fait qu'ils n'ont pas la permanence de la structure qui est exigée des autres types de groupes étudiants.

Bien que le caractère informel de ces groupes leur confère liberté et souplesse, l'absence de structure formelle peut entraîner des difficultés lorsque vient le temps pour une génération de passer le relais à la suivante. Ces défis peuvent être évités en travaillant stratégiquement avant le roulement de membres pour créer des systèmes de soutien et d'intégration pour les nouveaux membres, ainsi qu'en développant la mémoire institutionnelle. 

Défis vécus

Ces expériences vécues ont été partagées par des personnes participantes du cercle d'apprentissage organisé sur le sujet. Elles reflètent certaines conséquences du manque de préparation au phénomène du roulement de membres en contexte scolaire.

• Les groupes du mouvement de désinvestissement des énergies fossiles qui obtiennent gagnent ne savent pas comment poursuivre leur lutte après coup alors le groupe se dissout.
• Les groupes ont eu du mal à naviguer avec l'organisation en ligne.
• Un manque de soutien de la part des anciennes personnes membres entraîne une augmentation de l'énergie et du temps nécessaires pour redémarrer après un taux de roulement élevé.
• La colère à l'égard de l'administration de l'école conduit à négliger les périodes de roulement, de sorte que la charge de travail pour le semestre suivant est plus importante.

Running effective student groups

Lerapport sur la structure de Momentum suggère 5 éléments clés nécessaires à l'organisation efficace des groupes :

1. La capacité à coordonner les équipes

2. La capacité à faciliter les discussions de groupe et les prises de décision.

3. La capacité de répartir le travail entre les rôles au sein des équipes

4. La capacité à mettre en place des systèmes et à concevoir des programmes pour recruter des personnes dans les groupes cibles.

5. La capacité à former et à encadrer d'autres responsables

C'est ce que nous devrions nous efforcer de faire lorsque nous réfléchissons à comment nos groupes peuvent être résilients face au roulement de membres.

Façons de faire face au roulement de membres

Le support et l'orientation des nouvelles personnes

Le jumelage

La co-directrice du HUB Jacqueline Tam a développé sur ce sujet De nombreux groupes gèrent le roulement en jumelant les nouvelles personnes membres avec une personne plus expérimentée. Cette stratégie encourage la création de relations et offre un point de contact auquel s'adresser en cas de questions. Vos groupes peuvent procéder de plusieurs façons pour ce faire: Faire du rôle de binôme (ou buddy) pour les nouveaux membres un rôle spécifique dans votre groupe; Permettre aux nouveaux membres de choisir leur binôme; Associer les nouveaux membres aux membres actuels en fonction de leur domaine d'intérêt. Par exemple, si un nouveau membre s'intéresse à la communication, l'associer à la personne en charge de la communication.    Il est important que les personnes désignées pour être binômes aient une connaissance approfondie de l'identité et des activités du groupe. Leur rôle est de se rendre remplaçables en formant les nouvelles personnes membres et en motivant les leaders à venir.  Les personnes les plus anciennes accompagnent les nouvelles recrues. Aider jusqu'à ce qu'elles se sentent à l'aise de faire les tâches seules avec un support minimal de la part des personnes plus anciennes.

En pratique...

Afin d'avoir un groupe d'étudiants pérenne, les personnes vétérantes doivent prendre la responsabilité de développer le leadership et de soutenir la nouvelle équipe pour qu'elle apprenne et grandisse.  Conseillère du HUBAmara Possian sur la formation/le développement des compétences [...] ma première pensée sur le sujet est que l'apprentissage et le mentorat sont très importants. Si vous développez le leadership et que vous aidez les gens à apprendre et à grandir à chaque étape du processus, cette situation est beaucoup plus facile à gérer. Les églises sont très douées pour cela, j'ai donc lu quelques livres sur la façon dont elles se développent et cette approche de la formation d'une personne apprentie provient d'un livre intitulé Exponential : Je fais. Tu regardes. Nous parlons. Je fais. Tu aides. Nous parlons. Tu fais. J'aide. Nous parlons. Tu fais. Je regarde. Nous parlons Tu fais. Quelqu'un d'autre regarde. Tel que montré dans ce processus, les membres avec plus d'expérience doivent inviter les nouvelles personnes à faire des tâches qui étaient effectuées par des anciennes personnes (ex: parler aux médias).

Institutional Memory

Having a strong base of institutional memory ensures the sustainability of your group by supporting new members to navigate turnover. A lack of institutional memory can lead to role confusion, lost vision, and copycat actions.

Having an established structure with practices to cultivate institutional memory help make those become natural to members.

Create a Blueprint

Create a document that includes everything someone entering a new role would need to be successful. Be sure to include: Essential responsibilities Best practices Passwords Contacts (internal and external ; include roles and ressources linked to each contact) Brief how-to explainers  (tasks, school boards, permission to publish on school boards, creating pamphlets, printing posters) General tips For Divest Campaigns : board of directors document with pictures/names/information

Have Strong Onboarding and Outboarding Processes

Onboarding process should include:  An overview of the group's mission, values, and structure Introductions to key group members Opportunities to questions A concrete action of next step for prospective members, ie. ask them to join an action, invite them to the next meeting, or plan a social activity Offboarding process should include:  Request feedback from outgoing members on ways to improve the group (i.e. a google form, a meeting)

Naviguating turnover is strongly linked to other subjects upon which Learning Circle participants shared knowledge such as...

• Student organizing best practices
• Organizing in a pandemic
• Wellbeing and motivation
• Develop recruitment and retention strategies

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